高效沟通与执行力,无效沟通正在毁了你的团队

2021-02-19 08:52 admin

管理学上有一个著名的沟通漏斗理论:

个人的表达如果是100%的信息,那么团队成员之间的沟通通常只能达到80%,再加上沟通环境、心理状态、沟通方式等因素的影响,对方可能只能收到60%的信息,而能够理解和理解的只有40%,等到最后执行时,可能已经降至20%。

在现实中,我们也常会听到有人抱怨:

“我们的内部沟通非常频繁,无论是上下级之间,还是平级之间都会进行交流,可是为什么内部的执行还是一团糟呢?”

原因在于,一方只是传递信息,而不够准确;另一方只是接收信息,而不能理解。

所有这些,都是因为“沟通效率不高”,对此,如何破解,才能提高团队执行力?

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有效沟通的“4个步骤”

一般而言,有效的沟通需要4个步骤:注意,理解,接受,行动。

① 注意

所谓“注意”,就是引起对方注意或谈论对方感兴趣的话题。

当另一方对相似的话题很感兴趣时,他们很有可能表现出进一步交流的意愿,这就为话题的继续下去创造了条件。

谈一些彼此感兴趣的人或事,谈一些彼此从来没有接触过的新事物,特别是一些不寻常的事,这会引起对方的兴趣。

② 了解

这种说法,其实就是双方在进一步的沟通之后,要想找出一个共同语言来挑起这个话题,就必须找出一个共同语言,只有在同一话题上找到一个共同点,才能使这个话题有效、顺利地继续下去。

一般而言,要想找到共同语言,需要事先了解对方平时喜欢什么(包括衣服、食品、商品、运动等),还需要观察对方的表情,找出对方提出的话题是否能引起共鸣。

而且在交流过程中,双方将加深了解,并从共同话题扩展到其他话题,这样就能更好地转向那些重要议题。

③ 接受

所谓“接受”,是指被交谈对象接受了谈话者的观点、命令、意见或建议,经过前两步后,谈话双方对对方的情况进行了比较了解。

双方在良好的沟通气氛下,建立了最基本的信任。

同样地,在这种情况下,对方也更容易接受对方的请求或建议。

④ 行动

“行动”的最后一项,是指听众接受命令、意见或建议后,会立即采取相应的行动去执行自己的任务,并努力达到预期的目标,以满足对方的要求。

这4个步骤也可以分为三个阶段。

  • 在第一阶段,交流双方共同经历较少,表达方式不同,立场不同,容易产生误解和矛盾;

  • 在第二阶段,双方的了解开始加深,彼此愿意谈一些共同的经历,表达方式开始相互适应,彼此也能够互相理解和合作;

  • 第三阶段,双方的共同话题越来越多,表达方式也开始趋于一致,理解和信任程度也在加深。

在整个过程当中,沟通者需要把握一些要点:

* 对他人的话语进行正确的回应,赞同的就需要立即表态,不赞同的不要直接予以否定,可以先进行倾听,然后想办法进行进一步交流;

* 注意沟通的态度,不要过于情绪化,尤其是观点不一致时,一定要尊重别人的观点,并保持谦虚的姿态;

* 不要急于把握话语权,最重要的是注意倾听,尽可能了解他人的观点和想法;

* 不断确认沟通的讯息,以此来明确各自的立场和观点,同时确保重要信息不会被忽视;

* 使用让人印象深刻的沟通话语,这样可以有效吸引他人的注意。

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沟通效率的“4个准则”

对于有效的沟通,常常可以从不同的角度来解读。

比如语言哲学家保罗·格莱斯曾经提出了一套“合作原理”,在这个原理中,有4条用于保障沟通效率的基本准则:

① 量的准则

所谓量的准则就是在沟通时提供所需的信息的数量,不要太多,也不要太少。

如果上级提问:“你准备如何完成这件事?”而执行者给出的答案是“一切都计划好了”。

那么,这样的答案显然面临着信息量不足,不能完成一次完整的交流。

所以执行人员的回答实际上违反了量的准则。

彼此想了解“星”的信息,而对方却提供了“星海”的信息,沟通不对称,势必引发失灵。

② 关系准则

这一准则的重点在于,传播者必须保持叙述内容的相关性,不能随意改变方向或主题。

比如,部门主管问道:“这一次的会议中,经理究竟说了什么?”

员工回答说:“我已经呈交了那个方案。”

在整个沟通中,双方的谈话完全断断续续,根本没有太多的接触,所以整个沟通肯定是失败的,违背了格莱斯的人际关系准则。

③ 方法准则

所谓方法准则就是指,指的是在沟通过程中尽量避免模糊和含糊的描述。

比如,某员工说“三个部门的经理下达了指令”,这句话很容易产生歧义。

究竟有三个经理在开会,他们分别来自三个部门?或者一位在三个部门担任经理职务的经理来开会?又或者经理有很多人(不止三人),他们来自三个部门?

 

显然,由于所说的话意义重大,在交流过程中很容易产生误解。

在表达时,不求精炼,但求无过,即使是稍微烦琐一点,也要以表达清楚,不产生歧义为准。

④ 质的准则

该准则要求人们在交流中叙述绝对真实的事情。

例如,老板问主管“是否按要求到基层去调查”,主管却一事无成,为了避免被责怪,于是谎称已经完成了工作,甚至还伪造了调查报告。

这种回答实际上违反了格莱斯第四原则。

为了建立一个执行能力强的团队,有效的沟通是必不可少的,作为员工,要有口才,能准确表达和理解才是关键;作为管理者,注重沟通的有效性,是会管理的重要体现。